【案例研究】Steve Jobs 2005, iPod nano演講觀後心得

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八分四十秒，是Steve Jobs 在2005年 iPod nano 發表會上所花的時間。但是他只花了兩分鐘就讓人為 iPod nano 鼓掌十秒鐘，我想，在那一刻，全場聽眾都已經願意買下  iPod nano  了。

【新解】台上十分鐘，台下十年功。

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台上功夫，從台下做起。

「每一次非得開口不可，都是在測試你的領導能力。」─美國作家詹姆士．修莫

在奇異公司，擔任領導人的條件之一，就是要有傑出的演說力，必須「一上台就能傳授、說服、激勵、領導。」─傑克威爾許的演講撰稿人藍恩 

「在所有的行銷技巧中，向目標對象做簡報或演說，是分享概念、影響他人、建立企業品牌的最佳方法之一」─溝通訓練專家平可絲 

從上面三段文字，大家可以大概感受到開口溝通的重要性。簡報（演講）溝通雖然重要，而且可以被後天鍛鍊，但是它卻不是一個獨立的技能。

你傳達的是資訊，還是資料？商業簡報最常忽略的基本概念。

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你是報告資料、還是資訊？

以資料到資訊來說，商業簡報第一個常遇到的問題就是資料太過多，舉例來說，競爭者分析，在業界可能就有十幾家競爭者。因此我們就會看到這幾家競爭者市佔率的趨勢走向或是某一時段的各家比例。如下圖：

超過四十分鐘的簡報，講者與聽眾共通的惡夢？

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當有一天你的簡報必須報告超過40分鐘時，你知道你會遇到甚麼問題嗎？還是就拿著簡報上台報告去？

可以預期的是聽眾的注意力在簡報20分鐘後急速的降低，你會發現有人的眼神已經開始到處亂看了，或是有些人已經在利用他自己的電腦上網做事情、甚至開始玩弄自己的智慧型手機（偷偷的上網），而你發現這樣的情況還要再持續20分鐘以上我相信那時候你已經想要逃離現場了。但是，你現在只是面對的是報告中的尷尬，到了報告結束後，那沉默的五分鐘Q&A時間才是真正的煎熬.....

第一個簡報可能失敗的關鍵點，釐清與驗證需求。

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分享一個真實加點虛擬的故事。關於簡報注定失敗的原因。日前因工作原因要幫一位創意園區的顧問製作一份系統說明簡報，對方的說詞是：「幫我做一份兩三頁的投影片就好，讓我可以跟人說明這個系統。」以很輕鬆的口吻說出。

回到辦公室後就開始規劃簡報架構，但是！才兩三頁而已，有什麼好規劃的？在極為有限的投影片數量中我是選擇：１、系統架構圖；２、依據系統架構圖說明各區塊的系統特色。

只是做到這時，心中的第一個警鐘就響了：講稿呢？顧問也才Review過這個系統兩次，這兩張投影片他可以講多久？他怎麼介紹？
簡報製作原則：為你的講者與對象思考。（假如你在幫別人做簡報）

這時我們會發現一個關鍵點：需求/目的與現實狀況的衝突。假如我真的照需求只改兩頁投影片，你們覺得那顧問跟別人介紹時，會有一場成功的報告嗎？（也許會 XD，畢竟是顧問）
簡報製作原則：需求確認，有時候對方不知道他的需求，要協助釐清。

而心中第二個警鐘，在回頭驗證需求時，又響起來了：顧問當初的需求【跟別人說明】，別人是誰？在聯絡不到與時程需求的前提下，我先簡單的規畫了三個假想對象：其他顧問，行政業務與執行單位主管。（切記，其實聯絡得到一通電話就解決了！）

因此我最後的產出了三個版本的簡報，其主要資訊架構如下：

【其他顧問】 
２０分鐘：系統架構圖＋系統架構特色說明
【行政主管】
３０分鐘：系統架構圖＋系統架構特色說明＋系統架構基本說明
【 執行單位主管 】 
４０分鐘：系統架構圖＋系統架構特色說明＋系統架構基本說明＋使用情境說明

備註１：配合系統切圖在其中。
備註２：管理性報表在對主管與顧問時會特別強調，已包含在系統架構中。
備註３：資訊區塊均獨立，可自行搭配。

於是，這樣看起來算是可以的規劃後，我送出了三份簡報與相關說明。顧問的ＰＭ也開心的收下。...................咦？故事就這樣結束了嗎？當．然．沒．有！

隔天我收到顧問手下ＰＭ的來信，感謝我提供的簡報文件讓他們可以順利審查驗收。

順利審查驗收！？我很想描述我聽到當時的震驚！！但只能搖搖頭 ，事情都已發生。時間倒轉，那通需求確認的電話，應該要等。 因為，雖然過了驗收的那一關，但我卻過不了我自己的這一關。若是驗收，我會用別的方式進行規劃，切圖與配合的文字用詞都會有所不同，只是因為都是可以讓對方了解系統的目的下，這簡報還堪用。 最後，這個在我心中只剩60分（因簡報目的沒抓好）的簡報就這樣的畫下了句點。

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Mr.Sun說：規劃簡報，你第一件要做的就是【釐清與驗證需求】
你一定聽說要了解報告的對象，但是你更要做到【驗證】報告對象給你的需求。
千萬不用覺得意外，很多人是不清楚自己需要什麼。
而若你可以給他，他需要但沒想到的，就是專業！

簡報製作原則1：為你的講者與對象思考。（假如你在幫別人做簡報）
簡報製作原則2：需求確認，有時候對方不知道他的需求，要協助釐清。
簡報製作原則3：如有疑惑時，驗證需求。

2011/11簡報技巧與聚焦分析(松崗)-課程規劃＆學習經驗

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【課程規劃學習經驗】（這是個人在此次授課後的學習經驗）
課程的開始是從對學員與企業主的問卷調查開始。同時也請學員寄送各自在工作上的簡報，讓自己瞭解狀況（十二份簡報，分別給了兩次評語之後又看了兩遍，累爆了），事後回想，應該要問學員寄送給我的簡報，在他自我認知上的代表水準，才更可以瞭解學員的程度與所面臨的問題。

在對企業主的問卷上，有一點很重要的問題可以增加：之前是否有其他講師進行過類似的課程。我想這會很嚴重的影響到這次的教學滿意度，因為若在內容上有太多重複學員的反應一定是相當的無奈與低落。事後想想當初沒詢問這問題是一個相當可怕的風險。

【課程規劃回顧分享】

在教學上，這次利用了兩個 lab 的時間，快速的教導學員使用【便利貼】發想方式，快速發想，並分享很關鍵的使用心法：【用手記憶、用眼判斷、讓腦思考】。會這樣說是因為人腦在思考時，其實花了不少的工在記憶上（詳細可參考：簡報發想工具-心智圖(mind map)-釋放你的大腦!），因此利用【便利貼】作為學員短時間內產生內容的催化方式。此外，【便利貼】還有其他很不錯的應用方式，就之後再撰文說明。

此外，整個聚焦分析的概念，是利用Nancy Duarte 的波形圖(sparkline)方法論的變形，從TA分類、流程與功能架構，再配合榮格心理學的心理轉化模式，讓學員重新思考如何以玩家的角度看待一個新的遊戲。此外，也設計了讓遊戲比較分析即便沒有benchmark（基準）時，也可以利用多方視角來進行客觀分析的簡易方法。

課程最後，利用前面兩個 lab 所產生的資料，做一次檢討性的思考，並配合簡報技巧的段落說明，讓學員有機會將一段全新的內容配合新的學到的簡報技巧轉換成一份全新的簡報。不過這次教學上為了讓學員充分的思考，將前面兩個lab的時間延長了兩倍 (從15分鐘到30分鐘)，這是視當天學員進行的情況調整的，畢竟深刻思考是簡報最基本也最重要的部分。呈現的部分，是相當容易自學。

另外，讓我下決定延長lab時間的原因，也是因為之前有聽過些課程，老師利用極短暫的 lab 時間造成學員心理壓力與無法充分思考的情況，去行銷自己的教學成果。這點我蠻不認同的。因此讓學員思考、充分地動手、動腦，才是我希望帶給學員的體驗。

一個人的成長，可能會在一瞬間的刺激與感動後提升，但也會隨著時間慢慢又遞減回去。因此針對學員的專業領域，又找了幾個挺不錯的部落客名單與一些學術理論的關鍵字，讓學員可以在課程之後，想要自己精進時可以多幾個方向。 也希望各位學員可以將這次的學習作為一個基礎，日後發展出各自的簡報風格與分析事務的深度思考能力。

最後，分享幾位學員的課後心得分享與該部門主管的感想(也算是給我自己的鼓勵!!)：

我很喜歡這篇的原因是她【這讓我很想試試自己能不能做出一份，能讓自己減緩緊張感的簡報。】的這句話，這也是我教學的初衷之一。XD

感謝對我的簡報製作的讚美！【聚焦與循序漸進】也的確是我那天想要表達的主要概念之一！

這是該部門主管給我的肯定！這次和這位主管的合作也是相當的棒！很少看到這樣用心為員工培訓的老闆（也讓我很願意多付出一些經驗的分享），可以讓他們白天的時候學習如何提升自己的分析與簡報能力。

簡報報告時，背稿不背稿？不回頭演講的優勢與風險？

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前一陣子, 在進行簡報技巧與聚焦分析的課程, 有一位同仁在課後問了我一個很棒的問題, 在此將當時的回答與大家分享. 也歡迎大家針對這問題做討論. 問題如下.

以下為我的回答：‎
Po-Sen, 你的問題非常的有意思而且重要(可以是我下一篇文章的題目了已經是了, 謝謝!), 先直接回答你的問題 背熟講稿+流程模擬 是一個高標準演講的省不了的工, 但是達到這樣的成果是否可以加速? 簡單的說, 利用製作簡報的過程加速熟悉你的簡報.(坊間有些記憶術, 但不推薦)

1. 簡報架構的熟悉, 你從草稿做起, 確認後, 再從不同的情境去模擬, 直接講給不同的TA, 接受他們的問題再進行幾個版本的修正, 在修正的過程中你就強化了你對這份簡報的熟悉度. tips: 利用便利貼的方式可以快速的修正不同的簡報架構, 也會在過程中塑造你的思維脈絡.

2. 簡報內容的熟悉, 精簡關鍵的圖與文字, 不佔太多記憶力, 卻可以明確地喚醒你的記憶, 也是可以減少準備時間的方式. 此外講圖表的時候, 記得上課簡報中的幾個步驟, 將其標準化. 也可以自然而然的講圖表的講稿說出. 可參考:讓簡報幫助你：動畫的運用－漸進呈現、逐步說明。

3. 投影片串接的熟悉, 自己舖幾個梗/亮點, 並將關鍵字穿插其中, 自然的協助你的記憶與現場情緒的放鬆. tips: 當你在做簡報的時候已經習慣的有十幾個習慣挑剔, 修正自己簡報內容與呈現方式時, 記住它的難度就會大大的降低. 以往也做過這樣的報告, 那時自己的熟練度是閉上眼睛開始從第一張投影片,第一個動畫到最後一頁. 當那圖像就是自己的風格時, 自然而然的就說出了他的內容與重點.

不回頭演講的優勢與風險?
分享兩件事情, 第一, 像是TED與賈柏斯他們在演講時, 的確沒有回頭看投影片, 但是....他們還是有看投影片喔! XD 因為他們的演講環境在他們視線的方向, 都有螢幕與簡報同步.不過教授的要求, 我想是相當棒的事情! 畢竟你的呈現經驗就會在那時被累積起來, 有這樣的磨練是很棒的! 我也經過這樣的洗禮.

第二, 在職場, 若明文要求這樣的水準, 我們就要做到. 但是若沒有特別強調時, 最好還是要找方式幫助自己, 舉例:不看稿給人印象深刻, 但是要是你以為你按下某個動畫, 但事實上沒按到時, 你的演講就....(就不用我多說了), 所以, 雖然不回頭的簡報可以彰顯你(講者)的風采, 但...演講對我而言, 最重要的不是講者.

重點是讓聽眾體認到價值或感動, 而非一場不看稿的演講.

TED中有幾場是傻傻的講者, 但是他們可能在幾分鐘內就讓全場笑聲連連, 在一些創投者眼中, 一個口才滔滔不絕的人, 也比不上一個踏實創新的ideal.

以上, 感謝Po-Sen的好問題. 希望你也找到些可參考的經驗.
以下, 附上一個經典簡報者的影片.