2019年11月14日 星期四

給年輕人職場的關鍵建議一:請在乎細節!請在乎細節!

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最近其實在社群中有幾位年輕的朋友意外的離職了,幾個關心他們的朋友也找了我和他們聊一聊,我們有討論可能的出路方向或是這一步在職涯上應該要有的策略是?而更有意思的是,為什麼他們會走?
 
這時候很多的壓抑就爆發了,我看到那群年輕的朋友開始說出自己的真心話:「每次交出去的東西一直被挑」、「老闆對於那一個只會動嘴的員工也太好了吧!這邊拚死拚活的他都不在意」、「老闆這次的目標訂得太超過了,又沒有給我什麼資源」聽著他們的分享,其實自己的心裡也是一陣波濤,因為他們所抱怨的這些話我們何嘗不都經歷過了
 
我甚至在與他們的討論之中,不僅默默的思考「要是我再一次地回到年輕時的那個情境,我會怎麼做?現在的我可以從容的處理那一些我看似不可能完成的任務或是無理的要求嗎?」在那一天的晚上的聚會後,每個人對於他自己的下一階段都有了一個可以更好的方向,而我也分享一下,那一晚的幾個心得建議給年輕的朋友…
 

第一個建議:細節,最關鍵的就是做事情要有細節

「我想問你們一下你們覺得自己做事情是很有細節的,可以舉個手嗎?」四個年輕的朋友裡面只有一個朋友舉手,其中還有一個朋友說其實他最常被主管唸的剛剛好就是做事情沒有細節…

 
所以跟大家分享,在職場中的 細節就是把事情想完整。因為那些主管就是需要一個人可以協助他們處理那些細節。
 

一、提升細節的第一個建議:換位思考是否有足夠的決策資訊

很久以前我收到一封信,有家公司的員工寄信來跟我要求內訓的時間,希望我可以初步的回應他們,細節可以再討論…
 
而這是他的來信內容:老師久仰大名(以下省略)
希望日後有機會可以來______育成中心授課,協助台灣新創公司….希望老師可以初步回覆我們在7月13-18號的那段時間中,我們都可以配合。

其實這信算是有禮貌,但是我想問各位一下,要是我要回覆她我能不能去上課,這樣的資料夠我下決策嗎?一個老師要達應一門課需要什麼樣的基本資料呢?一個主管要答應一場會議需要什麼樣的資料呢?要一個主管決定切入一個新市場需要什麼樣的決策資訊呢?不管是寫信還是做一份報告,我們提供的資訊足夠決策者下決策嗎?
 
我是一個講師:我最起碼要知道你要請我上課的目的,學員人數、學員的階段或狀態、需要的上課時數(人數會影響時數),再來是上課的地點與時間點,因為南部坐高鐵最早的課程應該是十點最保險,早上九點開始上課我需要提早一天住南部才有機會。我最起碼需要六種資訊才方便我下一個負責的決策。
 
而一個主管呢?當你的主管需要你提供一個這一個市場是否值得切入的報告時,你應該提供什麼樣的資訊呢?你提供的資訊是否可以讓主管下決策呢?
  
是否已經有主要的競爭者在這市場了?
彼此產品之間的優劣勢與定價呢?
我們公司有既有優勢嗎?
有清楚的切入理由(客戶還有未解決的問題)嗎?
從現在到真正可以銷售商品需要多久的時間與成本?
那我們切入時有什麼差異化或是特色嗎?

所以當你交出去的資訊只有三到四部分的內容時,你的主管一定會覺得無法判斷。
 
要是你覺得你的經驗還無法讓你做出這樣的完整思考,那其實最簡單的方法就是:「詢問客戶真的要的是什麼?」我們賣東西都知道要了解客戶的需求,但是對於自己的主管的需求與目標倒是很多人都會忽略,所以,其實有時候只要主動的多問一句:「老闆,有沒有什麼資訊你希望一定要看到的?」你大概就可以從主管那邊得到一些關鍵的資訊,這一招很簡單,但是很關鍵。
 
總結:做事情先了解對方真正的目的,你才會知道自己要提供什麼出去才完整,要是還沒有經驗,則要懂得多問,不要自己猜想,甚至從主管信任的其他同仁的產出中去思考偷學都好。記得要蒐集與管理聽眾的質疑與提問,因為那些質疑與提問就是對方的決策基礎。
 

二、提升細節的第二個建議:主動思考客戶的下一個動作與需求

這也是發生在和一些管理顧問公司合作的差異,有時候我會接到他們幫我街的企業內訓,會有下列的對話:

管顧:老師________公司需要對上的商業提案,希望可以由您來授課
我:沒問題,我可以協助他們,可以先給我時間嗎?
管顧:好的,感謝老師 
 
(然後對話就停止了)
 
我:這次上課有沒有具體要解決的問題?
管顧:沒有喔老師,感謝老師
 
(然後對話就停止了)
 
我:這次上課可以請學員提供課前簡報嗎?
管顧:好喔,我去問問看,不確定可以唷
 
以上類似這情況 我們來來回回的對話好幾次,而且都是由我發問…
你和你的主管相處是不是也有這樣的情況呢?
 他針對細節連續問了好幾個問題
也有一種顧問公司的合作方式會是這樣
 
管顧:老師________公司需要對上的商業提案,希望可以由您來授課
我:沒問題,我可以協助他們,可以先給我時間嗎?
 
管顧:好的,感謝老師,時間是12月底,預計會有30中階主管來上課,#沒有特殊目的算是晉升高階主管的必修課程,在教材上面已經有提供給對方老師的標準教材,另外,我們也根據老師的慣例已經跟對方詢問是否可以請學員提交課前簡報5-10分給老師,目前在等他們的回應,#預計下周二會有回應,老師不知道是否還有問題想要了解?
 
不知道大家看到了,你自己會是屬於哪一種的合作對象呢?我希望你是第二家的顧問公司,因為他已經知道我的下一步是什麼了,很多事情我說都不用說他都會協助我先蒐集到這些問題的答案,因為我們彼此已經合作過多次他們真正有用心記下我的作業流程,所以我不用問,他們就已經準備好了答案,這是另一種細心,從流程的角度去思考的細心。
 
管顧:喔!對了老師,要是對方確定好日期,我們會再協助老師訂高鐵來回車票喔!
我:感謝
  
最後從這兩點個建議中你會發現:
 
第一個建議的核心其實是「 對細節的重視主要是來自於對目標的在乎」但是因為目標只存在在主管的腦海中,而不是同仁的腦中,所以對於目標的重視度到了執行同仁身上時就斷了,而沒有或是不在乎目標的人沒有細節,因為他們不知道為何而戰,做到如何才足夠?也只有在乎一件事情的人才會去思考「目前這樣的產出是否可以達成目標,要是不行的話,那是因為缺了什麼?
 
而第二的建議的核心則是「將所有的經驗都SOP化,就可以保持每次服務的完整性與服務價值」我會很相信這樣的員工或是合作夥伴,因為他可以幫我分擔工作上的不確定性,我可以在第一次就獲得到我需要的關鍵資訊,協助我整握整個事情的流程,會讓我有被協助或是服務到的感覺,假如說默契是工作上很重要的一環,那這樣的人就是可以讓我感覺到做事情有默契的員工。
 
最後也在提供一很關鍵的工作習慣, 就是主動通報專案進度給主管知道,給一個很簡單的判斷什麼叫做 #主動通報,而所謂的「 主動通報就是要是客戶開口問的時候就是遲了」,而當你可以做足上面的兩項建議時,最後的一里路就是這段了,主動通報客戶或是主管專案的現況與問題。
 
給年輕人的建議: 不管你多有才華,要是沒有細節你就上不去。目前那些你曾經看到的 成功的意見領袖都是在細節上在乎的人。
 
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