超過四十分鐘的簡報，講者與聽眾共通的惡夢？

分享本篇文章

當有一天你的簡報必須報告超過40分鐘時，你知道你會遇到甚麼問題嗎？還是就拿著簡報上台報告去？

可以預期的是聽眾的注意力在簡報20分鐘後急速的降低，你會發現有人的眼神已經開始到處亂看了，或是有些人已經在利用他自己的電腦上網做事情、甚至開始玩弄自己的智慧型手機（偷偷的上網），而你發現這樣的情況還要再持續20分鐘以上我相信那時候你已經想要逃離現場了。但是，你現在只是面對的是報告中的尷尬，到了報告結束後，那沉默的五分鐘Q&A時間才是真正的煎熬.....

發生了什麼事？
１．注意力的降低
根據心理學家研究，人的注意力是會隨著年紀與從事的活動有關。二歲兒童約7分鐘、三歲兒童約9分鐘、四歲兒童約13分鐘、五歲兒童約15分鐘，這個持續時間是指針對某一活動持續的時間，而成年人的持續注意力只能維持7-10分鐘，超過這時間後的注意力只有一開始的50%以下。因此當報告時間超過40分鐘時，我們該知道聽眾的注意力幾乎不到五成了，而沒在聽、沒注意、漏聽的情況是很正常的。（而聞名的TED主題也都是維持在18分鐘）

２．記憶力的消失
注意力高低大大的影響了記憶力。加上Baddeley(1986)與近期學者Nelson Cowan(2001)研究指出人可以記得的事物大概是4個項目。也就是說當你的簡報內容累積的重點超過四項時，有些重點就已經開始默默地消失在我們的短期工作記憶中，這也會造成聽眾對於簡報主題理解上的困難。

此時，我們可以認知到一件事情，就是上面那一段糟糕簡報經驗的描述，並不是那麼的危言聳聽，畢竟低落的注意力加上人們記憶力的限制，這樣的情況並不是不會發生的。

現在，我們可以怎麼做？
１．替換內容呈現方式，適時提升注意力。
我們可以控制的內容，可以分為媒體與文字/言語，在媒體方面可以利用歸納資訊後的圖表、與主題相關的影片、相片，利用資訊呈現方式的改變，去重新吸引聽眾的注意力（視覺呈現上的改變最容易抓取聽眾的注意力）。在文字/言語方面，則是可以利用實例/故事、笑話（但要確定真的好笑，否則你就好笑了）、特殊經驗的分享去喚起聽眾的注意力。

上述的方式，在不同的企業文化中可以最後只剩下文字/語言方面的實例與特殊經驗分享這兩項適用，那這時候就可以配合者第二個方式去進行簡報個規劃。

２．分段互動小結，釋放工作記憶力空間。
當說明完一個完整的主題時，主動的整理該段落的小結並與聽眾進行階段性的 Q&A ，讓工作記憶體中最新鮮的心得與問題可以在這時發酵與互動，釋放出該階段的工作記憶空間，同時也因為互動/發問的方式，也得以重新提升聽眾的注意力。

這是相當重要的步驟，因為背後還隱藏了一個建立/維護信任度的運作。聽眾在聽取簡報的時候主要在進行兩件事情，一、記憶想要學習得資訊；二、記憶因報告內容產生的問題。最關鍵的就是第二點，因為當問題的數量累積到一定程度時，聽眾根本就對這次的報告內容失去的信任度！因此，階段性的 Q&A 就成了決定性的關鍵。適時的歸零聽眾心中的疑問，維持聽眾對報告內容的信任感。

過往我看過有人從經驗中發現長時間報告的問題都集中在最後幾張投影片中，因此他將簡報的重點直接的移到了簡報最後的幾張，試圖讓聽眾記憶猶新、讓最後的互動熱烈。但是，這樣的做法只會讓聽眾在報告重點出現前早就喪失了對這次簡報的注意與信任。所以多多利用上述的兩個方式才比較實在。

在瞭解聽眾心理的變化後，我們要知道什麼？
語氣生動、呈現豐富、幽默詼諧、經驗分享，在簡報時並不是譁眾取寵或倚老賣老的行為，而是一些不知不覺喚起聽眾注意力的互動。如果你今天遇到超過40分鐘以上的簡報時間時，摸摸自己的口袋與腦袋，怎麼表現得更棒！或是起碼不讓自己的簡報水準隨著注意力/記憶力的降低而失常。

ps: 前提是你的內容是可以吸引聽眾的（每一張投影片的目的與聽眾的關聯）。