2013年11月12日 星期二

沒人告訴你, 動手做簡報前的四件事_溝通的基本功

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本文已於女性職場 careher發表,稍作修正後於本部落格發表。
你有沒有發現過一個現象,自己的工作簡報不是被老闆修了又修、改了又改,或者只是換來主管眉頭一皺的輕嘆:「唉,我看不懂你在說什麼?重點呢?」,更甚之是自己的辛苦提案在主管會議中被意外的大翻盤,之前的努力瞬間付諸流水,你不知為何而敗。我想,要是你有遇過這樣的情況,很建議你好好思考下面四個簡報之外的溝通基本功,因為有時候問題不是出在簡報

1. 找出慣用詞彙
妳會發現每一家公司真的都有她既有的文化,這其實就是有時妳會發現為什麼妳說的話語往往很快地就會讓她們喪失注意力,或是她們轉頭去聽另一個人的發言。這是因為妳說話起來還不像自己人。每個領域/公司都會有他們自己的慣用詞彙,我們要找出來,並學習使用它。具體一點就是像是筆者過往的工作的服務對象是一般的消費者 ( 2C ),慣用的詞彙跟就只要跟者時下的潮流走就可以了,像是「你今天 UX(User Experience)了嗎?」(此為資訊業最近流行的設計概念)。



但是,筆者現在的工作環境(包含這單位的文化)則是對政府提案,妳就要習慣去使用「產業擴散、價值典範的移轉等」詞彙。而從詞彙的觀察中你就可以得知你處環境的產業位階與文化在哪,你也就會自然而然地從中找出自己工作的定位與 KPI,進而讓自己在思維上可以明確的知道要有什麼樣的轉變。當然,妳也可以 Top of Form 找出 員工(行政、研發)與管理者在詞彙運用上的不同。

簡單小練習:妳可以列出妳的新同事間常用的五個詞彙嗎?

2. 找出資訊落差 (background knowledge)
當我們找出那些工作中慣用的詞彙時,她只是讓妳融入文化,但是工作最具體上的表現才是關鍵,而找出資訊落查就是下一個最重要的步驟。也就是說當妳接到一個新任務時會感到不知道從何開始或是要去那邊找相關資料時,妳就知道妳可能忽略了這個步驟。

每個領域每家公司都會有其獨特的資訊來源,這是因為不是每家公司都會有 marketing 的部門去提供相關的佐證資料,因此搞懂現有公司在做規劃與決策之前資訊來源就變得很重要,而最簡單的方式就是在每次的會議中去注意報告中的參考資料或是資料來源(像是拓墣產業研究所MBA智庫百科科技產業資訊室等) 也就是要去注意工作報告中一段數據後方的那個小括號(引用出處)。

而當妳可以掌握住這方面的資訊時,最基本的就是當妳起碼不會遺漏掉大家的基本「共知」,進而快速補充在這領域所必須具備的常識與內涵,而共知則是建立共識的基礎,妳的工作產出也才會具有說服力。

簡單小練習:妳可以列出五個老闆常看的市場調查, 產業報告, 個案研究的出處嗎?

3. 找出常見抱怨 (熟知主管的判斷準則)
如果你是處在一個非常高壓與多變的環境,主管常常會把大家的簡報批得亂七八糟、改了又改、改了再改,這時妳自救的方式當然不是馬上跳槽(其實也可以啦),你第一件事就是要做主管常把人罵到臭頭的慣用語的收集, 並且慢慢地從這些抱怨中回推出與主管思維上的落差,像是:
這些提案別人做不到嗎?代表主管對技術可行或企劃創新性的重視
有妳多少人可以做這樣的事情?代表主管對專案時程規劃的要求
妳找的合作對象夠力嗎?代表主管對跨業界連結的期望等。
仔細推敲後,你在這部門就會很有方向的知道自己該如何一步一步的解決這些思維上的落差。觀察重複出現的抱怨,其實不是一個小職員的惡作劇,而是著重在持續的觀察與分類(其實是一種田野調查)。這樣的動作可以幫助我們釐清彼此思維上的落差。主管其實也是我們的客戶,在這樣高壓的環境下除了了解客戶之外,懂得/了解老闆的判斷價值更是是我們應該要學習的地方。

簡單小練習:模仿妳家老闆罵人時候的口頭禪三個(加動作表情更好,但是要注意老闆是不是在妳身後 XD)。然後思考她為什麼會這樣罵?

4. 認識會議中的每個人的…會議角色
要是妳經常在會議中被人K得滿頭包過或是在會議中重要決策被人大翻盤,請好好服用這段文章。

會議桌上其實就是一個職場權力火力展示的戰場,要是妳有觀察每次會議中的與會人員與主管的溝通互動模式,妳很容易發現會其實會議中有些非常鮮明角色的出現,像是技術領袖、意見領袖、好好先生(和事佬)、火爆分子(會當場爆發的)、點頭先生(什麼都好的沒意見先生)和壞嘴巴(這…應該不需要解釋)。

當妳可以把這些角色抓清楚時,妳就可以清楚的知道當日後妳在提案時,,妳多了很多事情要做,像是:最好要在會議前就和技術領袖或意見領袖有會前會建立共識,那些無法馬上達到的要求可以轉到第二階段再進行之類的協議;在平日要就和火爆分子和壞嘴巴打好交情,甚至丟出一些風向球聽聽她們的意見,以免她會議中口下無情,讓自己僵在會場上。

在職場上有被定過經驗的人都知道一件事情「千萬不要讓重大決定時刻發生在會議中的當下」,因為妳永遠不知道當下大家對這件事情的感官(是否有踏到某人心中的線、是否不自覺的削減了某人的權益),因而讓好一陣子的準備與籌劃在會場上一瞬間的灰飛煙滅(淚都還來不及流出),所以謹記「重大決議永遠在會議前就要喬定」讓會議只是一個官方運作的形式,讓訊息散布出去的管道。

簡單小練習:寫出妳所認知的壞嘴巴和火爆先生等角色對應表,然後好好的藏起來(其實應該燒成符水喝掉 XD)

當你知道這些之後...
最後,也許你才知道溝通是一個日常性的功夫,簡報好好做很好,但是它並不是所有問題的答案,尤其像是工作進度與規劃的簡報,那更是一個與你的主管需要好好培養共知/共識到默契的動作,有了默契你才可以聚焦你簡報中的重點,與可以忽略的細節,簡報自然而然的就與眾不同、別有風味。哪天你發現某位同事的簡報總是和人不同時,你才會知道你和他的差距不是只有那台上的幾分鐘。好好經營自己的商業表達術吧~~共勉之。

photo credit: Leo Reynolds via photopin cc

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