2011年11月28日 星期一

2011/11簡報技巧與聚焦分析(松崗)-課程規劃&學習經驗

分享本篇文章


【課程規劃學習經驗】(這是個人在此次授課後的學習經驗)
課程的開始是從對學員與企業主的問卷調查開始。同時也請學員寄送各自在工作上的簡報,讓自己瞭解狀況(十二份簡報,分別給了兩次評語之後又看了兩遍,累爆了),事後回想,應該要問學員寄送給我的簡報,在他自我認知上的代表水準才更可以瞭解學員的程度與所面臨的問題

在對企業主的問卷上,有一點很重要的問題可以增加:之前是否有其他講師進行過類似的課程。我想這會很嚴重的影響到這次的教學滿意度,因為若在內容上有太多重複學員的反應一定是相當的無奈與低落。事後想想當初沒詢問這問題是一個相當可怕的風險。

【課程規劃回顧分享】

在教學上,這次利用了兩個 lab 的時間,快速的教導學員使用【便利貼】發想方式,快速發想,並分享很關鍵的使用心法:【用手記憶、用眼判斷、讓腦思考】。會這樣說是因為人腦在思考時,其實花了不少的工在記憶上(詳細可參考:簡報發想工具-心智圖(mind map)-釋放你的大腦!),因此利用【便利貼】作為學員短時間內產生內容的催化方式。此外,【便利貼】還有其他很不錯的應用方式,就之後再撰文說明。

此外,整個聚焦分析的概念,是利用Nancy Duarte 的波形圖(sparkline)方法論的變形,從TA分類、流程與功能架構,再配合榮格心理學的心理轉化模式,讓學員重新思考如何以玩家的角度看待一個新的遊戲。此外,也設計了讓遊戲比較分析即便沒有benchmark(基準)時,也可以利用多方視角來進行客觀分析的簡易方法。

課程最後,利用前面兩個 lab 所產生的資料,做一次檢討性的思考,並配合簡報技巧的段落說明,讓學員有機會將一段全新的內容配合新的學到的簡報技巧轉換成一份全新的簡報。不過這次教學上為了讓學員充分的思考,將前面兩個lab的時間延長了兩倍 (從15分鐘到30分鐘),這是視當天學員進行的情況調整的,畢竟深刻思考是簡報最基本也最重要的部分。呈現的部分,是相當容易自學。

另外,讓我下決定延長lab時間的原因,也是因為之前有聽過些課程,老師利用極短暫的 lab 時間造成學員心理壓力與無法充分思考的情況,去行銷自己的教學成果。這點我蠻不認同的。因此讓學員思考、充分地動手、動腦,才是我希望帶給學員的體驗。

一個人的成長,可能會在一瞬間的刺激與感動後提升,但也會隨著時間慢慢又遞減回去。因此針對學員的專業領域,又找了幾個挺不錯的部落客名單與一些學術理論的關鍵字,讓學員可以在課程之後,想要自己精進時可以多幾個方向。

也希望各位學員可以將這次的學習作為一個基礎,日後發展出各自的簡報風格與分析事務的深度思考能力。

最後,分享幾位學員的課後心得分享與該部門主管的感想(也算是給我自己的鼓勵!!):

我很喜歡這篇的原因是她【這讓我很想試試自己能不能做出一份,能讓自己減緩緊張感的簡報。】的這句話,這也是我教學的初衷之一。XD

感謝對我的簡報製作的讚美!【聚焦與循序漸進】也的確是我那天想要表達的主要概念之一!

這是該部門主管給我的肯定!這次和這位主管的合作也是相當的棒!很少看到這樣用心為員工培訓的老闆(也讓我很願意多付出一些經驗的分享),可以讓他們白天的時候學習如何提升自己的分析與簡報能力。



2011年11月25日 星期五

簡報報告時,背稿不背稿?不回頭演講的優勢與風險?

分享本篇文章

前一陣子, 在進行簡報技巧與聚焦分析的課程, 有一位同仁在課後問了我一個很棒的問題, 在此將當時的回答與大家分享. 也歡迎大家針對這問題做討論. 問題如下.


以下為我的回答:‎
Po-Sen, 你的問題非常的有意思而且重要(可以是我下一篇文章的題目了已經是了, 謝謝!), 先直接回答你的問題 背熟講稿+流程模擬 是一個高標準演講的省不了的工, 但是達到這樣的成果是否可以加速? 簡單的說, 利用製作簡報的過程加速熟悉你的簡報.(坊間有些記憶術, 但不推薦)

1. 簡報架構的熟悉, 你從草稿做起, 確認後, 再從不同的情境去模擬, 直接講給不同的TA, 接受他們的問題再進行幾個版本的修正, 在修正的過程中你就強化了你對這份簡報的熟悉度.

tips: 利用便利貼的方式可以快速的修正不同的簡報架構, 也會在過程中塑造你的思維脈絡.

2. 簡報內容的熟悉, 精簡關鍵的圖與文字, 不佔太多記憶力, 卻可以明確地喚醒你的記憶, 也是可以減少準備時間的方式. 此外講圖表的時候, 記得上課簡報中的幾個步驟, 將其標準化. 也可以自然而然的講圖表的講稿說出.

可參考:讓簡報幫助你:動畫的運用-漸進呈現、逐步說明。

3. 投影片串接的熟悉, 自己舖幾個梗/亮點, 並將關鍵字穿插其中, 自然的協助你的記憶與現場情緒的放鬆.

tips: 當你在做簡報的時候已經習慣的有十幾個習慣挑剔, 修正自己簡報內容與呈現方式時, 記住它的難度就會大大的降低.

以往也做過這樣的報告, 那時自己的熟練度是閉上眼睛開始從第一張投影片,第一個動畫到最後一頁. 當那圖像就是自己的風格時, 自然而然的就說出了他的內容與重點.

不回頭演講的優勢與風險?
分享兩件事情, 第一, 像是TED與賈柏斯他們在演講時, 的確沒有回頭看投影片, 但是....他們還是有看投影片喔! XD 因為他們的演講環境在他們視線的方向, 都有螢幕與簡報同步.不過教授的要求, 我想是相當棒的事情! 畢竟你的呈現經驗就會在那時被累積起來, 有這樣的磨練是很棒的! 我也經過這樣的洗禮.

第二, 在職場, 若明文要求這樣的水準, 我們就要做到. 但是若沒有特別強調時, 最好還是要找方式幫助自己, 舉例:不看稿給人印象深刻, 但是要是你以為你按下某個動畫, 但事實上沒按到時, 你的演講就....(就不用我多說了), 所以, 雖然不回頭的簡報可以彰顯你(講者)的風采, 但...演講對我而言, 最重要的不是講者.

重點是讓聽眾體認到價值或感動, 而非一場不看稿的演講.

TED中有幾場是傻傻的講者, 但是他們可能在幾分鐘內就讓全場笑聲連連, 在一些創投者眼中, 一個口才滔滔不絕的人, 也比不上一個踏實創新的ideal.

以上, 感謝Po-Sen的好問題. 希望你也找到些可參考的經驗.
以下, 附上一個經典簡報者的影片.


2011年11月10日 星期四

簡報發想工具-心智圖(mind map)-釋放你的大腦!

分享本篇文章
簡報發想工具,心智圖(mind map),釋放你的大腦
 工具,泛指所有可以彌補想像與現實落差的事物。像是,加速事情的進行(加快)、提升個人生產力(加強)、進行複雜的聯想(加深)

什麼是心智圖(mind map)?
心智圖是一種工具,用來協助我們去思考/學習/發想/規劃一件事情。就像是大家看到這篇文章的代表圖,就是心智圖。我們可以利用心智圖可將腦中的要規劃的事物視覺的呈現出來,並保留這些事物彼此間的關聯性與階層情況

心智圖(mind map)的原理&功效?
心智圖的原理很簡單,就像是電腦記憶體的使用。當我們在學習一件事情的時候,我們大概會經歷以下的動作:
讀取/聽取/回想一件事情 >> 聯想腦中過往知識/經驗與這件事情的關聯 >> 暫存這些過往的經驗 >> 進行新舊知識經驗的相關分析 >> 記憶中間分析成果 >> 繼續相關分析 >> 產出歸納後的成果。
這時我們可以發現,我們的記憶體,在進行分析時,會有一大半的效能被過往知識/經驗所佔據,或者又要記憶分析時的中間產出,又或者在過程中又聯想了其他的過往經驗。牛仔很忙,你的大腦也很忙。可憐的你只剩下一點點的大腦去做思考,思考出來的也只有一點點。

而心智圖的功效就是在上述的情況中產生,原理:將要記憶的、聯想出來的、中間靈光一閃的,全.部.畫.在.出.來!就是這麼簡單,將所有要記憶的部分,都交出來,漫出來,視覺化這些資訊,讓你的大腦只專心地做兩件事情(功效):1. 盡情的聯想(這也是為什麼心智圖也常用來做創意發想工具的原因),2. 盡情的分析歸納(這也是我們工作價值最高的部分)。

當別人只用 10%的記憶體在運作時,你有40%的記憶體在運作(聯想/分析/歸納),請問,你的產出怎能不迅速?你怎麼能不優秀?你可以大喊我要打十個!而這就是心智圖或是日後你遇到大部分心智相關工具的背後原理。因此,之前沒用過心智圖的,快快用,為自已創造出新的時間與空間。

使用心智圖要注意的地方-架構性!
未經過鍛鍊的心智,是混亂的、隨意的、沒有架構性。所以經過一陣子使用心智圖的後,雖然會很驚訝於他帶給你的成效,但隨之你會發現,這樣的成效卻沒辦法快速地傳達給其他夥伴。這是因為你很熟悉這張圖的內容,但是傳達訊息時,你要注意是架構(人理解一件事務的共通順序)!因此!在將心智圖傳達給其他人時,請注意!你大多的時候都需要調整你心智圖的架構,或是將這樣的訊息轉以簡報的方式呈現給其他人。

瞭解心智圖原理之後的你
理解了心智圖的原理後,今天,一張紙也可以是心智圖,一個Excel也可以是心智圖。你可以自己手繪也可以利用電腦軟體去進行,甚至,在自己的心中畫上一張心智圖。工具只是方法的具體呈現,今天之後懂得讓自己的大腦,用在對的地方

-----------------------------------------

Mr.Sun說:
                 珍惜自己的想法,找到一個適合自己發揮的方式,創造自己的價值。
                     把自己的大腦(知識經驗)用在對的地方。


註:基本上,要使用心智圖,用鉛筆畫就可以了。但是軟體有其重構(重新架構)和修改的方便性!因此還是介紹兩款自己常用的mind map工具給大家(都有免費版):
Xmind: http://actsmind.com/blog/software/xmind3download (這網站還有很多教學可看)
spicynodes: http://www.spicynodes.org/ (代表圖就是用這套畫的, 操作較不方便, 但好看)



2011年11月2日 星期三

簡報製作,高橋流_精煉的文字。

分享本篇文章
簡報製作,高橋流,精煉的文字

高橋流簡報的內容只有文字,從聽眾的角度,精簡的文字協助聽眾吸收內容!從簡報製作者的角度,精簡的文字減少了簡報製作的時間。來看一段影片介紹。

《高橋流簡報》一書的右頁,也用了高橋流簡報法;沒時間時只要翻完右頁,一分半鐘內就可以了解高橋流簡報。左頁有更多高橋流簡報製作與使用技巧,請務必買一本來參考。博客­來購書網址:http://bit.ly/aL5wnw

(from tenz1225, 已徵詢作者同意使用)
看完了上面的影片後,相信大家對高橋流已經有了簡單的認識,很驚人吧!這就是高橋流的成效(極快速與輕鬆的吸收)。但是在學習之前,但我們也回想一下,剛剛那1分34秒我們看到了什麼:
1. 只有看到少量的文字,沒有任何的圖表。
2. 沒有看到大綱!?(不知道有沒人注意到這點??)
3. 幾乎是講稿的文字?(不知道有沒人注意到這點??)
接下來,簡報實驗室將針對這幾點,做些簡單但是關鍵的補充,也相信可以讓想學習高橋流的朋友,在學習與使用時對高橋流有更正確的認知。
只有少量文字?好像很簡單?

1. 只有看到少量的文字,沒有任何的圖表。

回想一下,我們通常一頁簡報有多少個字?一般人大多超過30個字,在文字減量時,通常有兩的階層,選不同階層,都有不同的事情需要注意。高橋流step by step 經驗分享如下:

第一層,文章段落的標題,如:
只有少量文字?好像很簡單? 回想一下,我們通常一頁簡報的字數是多少個字?文字數量少時,記得要問自己一件事,第一,少量具代表性的文字是如何產生的?代表性的文字在萃取時,最少有兩的階層,選不同階層,都有不同的事情需要注意,簡單經驗分享如下
此時,轉換成簡報時,這頁只會出現綠色的標題文字只有少量文字?,而其他的部分則成為了講稿。這時會就會發現,講者的演講壓力就會隨著講稿文字量而增加。所以應該再搭配第二層的文字萃取。

第二層,文章段落的內容,如:
只有少量文字?好像很簡單? 回想一下,我們通常一頁簡報的字數是多少個字?文字數量少時,記得要問自己一件事,第一,少量具代表性的文字是如何產生的?代表性的文字在萃取時,最少有兩的階層選不同階層,都有不同的事情需要注意,簡單經驗分享如下
此時,轉換成簡報時,還有一個動作,就是再將講稿轉換成簡報式精簡敘述,1.文字結構有兩階層,2.注意項目隨階層不同。文字減量的動作才算完成,講者的演講壓力也才釋放,對聽眾而言,也更好吸收。但是必須注意,文字萃取必須要很關鍵,控制一個主題的萃取最好在10次以下,因為過多的slide切換得太過頻繁會造成聽眾的注意力分散。以本範例則萃取了2次。

適用範圍?不適合複雜的分析。

2. 沒有看到大綱!?(不知道有沒人注意到這點??)
3. 幾乎是講稿的文字?(不知道有沒人注意到這點??)

複雜的真實世界,不會因為使用了高橋流而改變,需要視狀況使用不同的呈現手法。對一件複雜的事情使用高橋流簡報,有可能產生兩個後果:第一,報告完後,聽眾不知道如何提問(Slide太多);第二,因為沒有大綱,聽眾在聽簡報的時候,很容易迷失。

所以面對一些較為複雜的個案時,建議可以利用排版、不同字體大小與顏色的方式,進行相關簡報的修正,保有簡報本身的架構性。又或者改為其他簡報風格的呈現都可以。

瞭解高橋流簡報製作細節的你
可以快速的精煉出簡報不同階層的文字內容,而且懂得利用排版、不同字體大小與顏色的方式去保留簡報的架構與階層上的差異。且以適當的數量與速度切換安排你的簡報順序,讓聽眾不易迷失,容易吸收。

以上述方式,這篇文章最後高橋流簡報(視口語流暢度補充)的呈現變成:

----------------------------------------

高橋流不是適用所有情境的簡報方式,但是他卻是可以鍛鍊你簡報精簡扼要的基本功夫。

Mr.Sun說:
                  完整的
架構與精煉的文字,是所有簡報/溝通的基礎。